Что такое электронный образ документа
Перейти к содержимому

Что такое электронный образ документа

  • автор:

Отличие электронного (графического) образа документа от электронного документа

Все мы знаем, что документы могут быть как в бумажном, так и в электронном виде.

И, если с бумажными носителями все предельно просто, в случае с электронными документами многие путаются.

Электронный образ, он же графический, создается с помощью средств сканирования документа с бумажного носителя. Такой документ не несет никакой юридической силы и решает исключительно задачи по организации внутренних бизнес-процессов и ускорению поиска информации. Электронный образ документа не заменяет собой бумажный оригинал документа и не включается в Перечни электронных документов.

Графический образ документа может стать легитимным только в случае заверения его усиленной квалифицированной электронной подписью приравненой к ркописной. Чтобы подписывать документы УКЭП, нужно получить сертификат.

Электронный документ — изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписывается электронной подписью. Электронная цифровая подпись — это атрибут электронного документа, полностью заменяющий рукописную подпись, верифицирует авторство, время подписания документа и его неизменность.

Где можно использовать электронную цифровую подпись:

  • Физическим лицам ЭЦП будет удобна, чтобы: подать декларацию в ФНС; удаленно заключить трудовой договор; оформить заявление на поступление в образовательную организацию; получить патент или разрешение на различные работы; во всех в других случаях, когда нужна подпись человека, но нет возможности или желания заключать бумажный договор.
  • Юридические лица и индивидуальные предприниматели пользуются ЭЦП, чтобы подавать отчетность, общаться с госорганами и подрядчиками по электронному документообороту, участвовать в тендерах и аукционах на торговых площадках. Без ЭЦП аккредитоваться на таких площадках не получится.

В чем разница: электронный документ или скан-копия?

Чтобы ответить на вопрос, обратимся к Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Согласно п. 11.1 ст. 2, электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Только те электронные документы, которые подписаны квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Что такое скан-копия документа?

Скан-копия – это электронный образ документа, который уже есть на бумаге. А электронный документ – это документ, которого на бумаге никогда не было. Проще говоря, документ, оформленный на бумаге, не будет считаться оригиналом, если вы сделаете его скан-копию. Соответственно, не будет считаться оригиналом и электронный документ, если вы его распечатаете его на бумаге.

После первого месяца вы почувствуете разницу
Возврат первички увеличится на 25%, активируйте пробный период Скан-Архива на 1 месяц за 7000 руб. Хочу

Важно ли для инспекторов, электронный документ или электронная копия?

Следует понимать, что при электронном документообороте (ЭДО) в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов. Замена подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена (Письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@). Если вы оформляете документ в бумажном/электронном виде, заверяя его собственноручной/квалифицированной электронной подписью, такой экземпляр и будет являться подлинником. В соответствии с пунктом 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» подлинником считается первый или единичный экземпляр документа.

Что такое электронный образ документа?

Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленная на бумажном носителе) – электронная копия бумажного документа. Электронный образ документа обязательно заверяется электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Требования, предъявляемые к электронному образу документов, зависят от цели получения и составления документа. К примеру, документы, предъявляемые в арбитражном суде, должны соответствовать следующим установленным требованиям (разд. 2.2 Порядка N 252, разд. 2.2 Порядка N 168):

электронный образ документа должен обеспечивать сохранение всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности, должен содержать графическую подпись лица, печать и угловой штамп бланка (при наличии);

электронный образ может быть заверен как усиленной квалифицированной электронной подписью, так и простой электронной подписью;

сканирование документа на бумажном носителе должно производиться в масштабе 1:1 в черно-белом либо сером цвете (качество 200 — 300 точек на дюйм), сканирование в режиме полной цветопередачи осуществляется при наличии в документе цветных графических изображений либо цветного текста, если это имеет значение для рассмотрения дела;

файл электронного образа документа должен быть в формате PDF, размер файла не должен превышать 30 Мб;

каждый отдельный электронный образ документа должен быть представлен в виде отдельного файла.

При этом некоторые требования актуальны для любой ситуации. Например, для подтверждения аутентичности электронного образа документа необходимо, чтобы электронный образ документа имел как графическую и электронную подписи, печать и угловой штамп бланка.

  • Что такое электронный документ?
  • В чём различие электронного документа и электронного образа документа?
  • Что такое юридическая сила электронного документа?

В чём различие электронного документа и электронного образа документа?

Основное различие электронного документа и электронного образа документа заключается в том, что у электронного образа документа существует физический оригинал. Это означает, что подлинность электронного образа документа определяется печатным подлинником и электронной подписью, а подлинность электронного документа — только электронной подписью.

Подобное разделение документов нужно для различия документа, созданного на бумаге и изначально электронного документа. Электронный образ документа не заменяет собой бумажный оригинал документа и не включается в Перечни электронных документов (п. 2.6 Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденных Приказом Росархива от 29.04.2011 N 32).

Стоит помнить, что у разных людей могут быть полномочия на подпись разных документов. К примеру, одни могут заверять подписью электронный образ документа, а вторые — подписывать электронные документы.

  • Что такое электронный документ?
  • Что такое электронный образ документа?
  • Что такое юридическая сила электронного документа?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *