Как добавить общий почтовый ящик в outlook
Перейти к содержимому

Как добавить общий почтовый ящик в outlook

  • автор:

Открытие и использование общего почтового ящика в Outlook Web App

Если у Вас есть разрешение на полный доступ к почтовому ящику общего доступа, который отображается в адресной книге, Вы можете открыть его с помощью Outlook Web App или классической версии Outlook.

Эта статья применима к приложению Outlook Web App. Оно используется организациями, в которых работа почтовых серверов управляется с помощью Exchange Server 2013 или 2010. Если вы используете Microsoft 365, Exchange Server 2016 или 2019, вашей почтовой программой является Outlook в Интернете. Для получения справки по Outlook в Интернете см. раздел Получение справки по Outlook в Интернете.

Для чего нужны почтовые ящики общего доступа? Они позволяют определенной группе людей с легкостью отслеживать и отправлять электронную почту с публичных электронных адресов, например info@contoso.com или contact@contoso.com. Когда участник группы отвечает на сообщение, отправленное на почтовый ящик общего доступа, в поле его отправителя указывается адрес почтового ящика общего доступа, а не конкретного пользователя. Также можно использовать почтовый ящик общего доступа как общий календарь группы.

Важно: Администратор Вашей организации должен создать почтовый ящик общего доступа и добавить Вас в группу пользователей, прежде чем Вы сможете им пользоваться. Для получения дополнительных сведений см. статью Создание почтового ящика общего доступа.

Хотите открыть общий почтовый ящик с помощью Outlook, а не Outlook Web App ? См. управление элементами почты и календаря другого человека.

Эта статья применима к приложению Outlook Web App. Оно используется организациями, в которых работа почтовых серверов управляется с помощью Exchange Server 2013 или 2010. Если вы используете Microsoft 365, Exchange Server 2016 или 2019, вашей почтовой программой является Outlook в Интернете. Для получения справки по Outlook в Интернете см. раздел Получение справки по Outlook в Интернете.

Добавление общего почтового ящика для отображения под основным почтовым ящиком

Воспользуйтесь этим методом, если Вы желаете одновременно отслеживать почту из главного ящика и почтового ящика общего доступа. Кроме того, после завершения данной задачи главный почтовый ящик и его папки будут отображаться на левой панели навигации при каждом открытии Outlook Web App.

  1. Войдите в свою учетную запись в Outlook Web App.
  2. Нажмите на свой главный почтовый ящик правой клавишей мышки в левой панели навигации и выберите команду Добавить папку общего доступа. (Ваше имя отображается в Вашем главном почтовом ящике).
  3. В диалоговом окне Добавить папку общего доступа введите имя или адрес почтового ящика кого-то, кто поделился с Вами папкой, после чего нажмите кнопку Добавить.

Почтовый ящик общего доступа появится в списке папок в Outlook Web App. Вы можете развернуть или свернуть папки почтового ящика общего доступа, как и папки главного почтового ящика. Вы также можете удалить почтовый ящик общего доступа из списка папок. Чтобы сделать это, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить папку общего доступа.

Получение уведомлений о новых сообщениях в общем почтовом ящике

Чтобы получать уведомления о новых сообщениях в почтовом ящике общего почтового ящика, необходимо открыть общий почтовый ящик в отдельном окне браузера.

Открытие общего почтового ящика в отдельном окне браузера

Воспользуйтесь этим методом, если Вы хотите просматривать электронную почту в почтовом ящике общего доступа и управлять ею в отдельном окне браузера.

  1. Войдите в свою учетную запись в Outlook Web App.
  2. На панели навигации Outlook Web App выберите свое имя. После этого появится список.
  3. Выберите Открыть другой почтовый ящик.
  4. Введите адрес электронной почты другого почтового ящика, который вы хотите открыть, и выберите «Открыть». Или начните вводить текст и выберите «Поиск в контактах и каталоге», чтобы найти почтовый ящик, который вы хотите открыть. Выберите общий почтовый ящик, который вы хотите открыть, и выберите «Открыть». Другой Outlook Web App откроется в отдельном окне, позволяя получить доступ к другому почтовому ящику.

Совет: Если неправильно ввести адрес электронной почты почтового ящика, будет выводить сообщение «Совпадения не найдены». Введите адрес электронной почты повторно.

Отправка электронной почты из общего почтового ящика

Значок

  1. Выберите Новое сообщение над списком папок. В области чтения откроется форма создания сообщения.
  2. Нажмите кнопку Больше

Использование общего календаря

Одно из преимуществ общего почтового ящика заключается в том, что любой пользователь, имеющий доступ к общему почтовому ящику, также имеет полные права на доступ к календарю. Вы можете создавать, изменять и удалять события в календаре. Используете общий календарь так же, как собственный. Вот краткий список задач, которые можно выполнять с календарем общего почтового ящика:

  • сообщать сотрудникам о том, что вы уходите в отпуск или будете отсутствовать в офисе;
  • создавать собрание рабочей группы;
  • изменять события календаря, созданные другими пользователями;
  • отменять собрание, созданное другим человеком.

Чтобы открыть общий календарь, выполните следующие действия:

Меню

  1. Войдите в почтовый ящик с помощью Outlook Web App и выберите Календарь.
  2. Щелкните правой клавишей мыши на Другие календари, и выберите Открыть календарь.

Диалоговое окно

В поле Из каталога введите полностью или частично название календаря, который Вы хотите открыть, а затем выберите Поиск контактов и каталогов, чтобы найти календарь, который Вы хотите открыть. Выберите общий календарь, который Вы хотите открыть, а затем нажмите Открыть.

Выбор общего почтового ящика Outlook Web App

Общий календарь отобразится в списке папок календаря.

Общие сведения об использовании календаря в Outlook Web App, см. в статье Календарь в Outlook Web App.

Создание общего почтового ящика

Если ваша организация использует гибридную среду Exchange, вам следует использовать локальный Центр администрирования Exchange для создания общих почтовых ящиков и управления ими. См. статью Создание общих почтовых ящиков в Центре администрирования Exchange

Если вы не знаете, нужен ли вам общий почтовый ящик или группа Microsoft 365 для Outlook, см. инструкции в статье Сравнение групп. Невозможно перенести общий почтовый ящик в группу Microsoft 365.

Создайте общие почтовые ящики, чтобы группа людей могла отслеживать и отправлять сообщения электронной почты с общих адресов электронной почты, таких как info@contoso.com. Когда пользователь из группы отвечает на сообщение, отправленное на общий почтовый ящик, оно отображается как отправленное с общего почтового ящика, а не от отдельного пользователя.

Общие почтовые ящики включают общий календарь. Ваша команда может использовать общий календарь в качестве места, где все могут ввести свои встречи. Например, если у вас есть 3 человека, которые посещают клиентов, все они могут использовать общий календарь для ввода сведений о посещении клиента.

Перед созданием общего почтового ящика ознакомьтесь со статьей Сведения об общих почтовых ящиках для получения дополнительной информации.

Если вам нужна помощь с действиями в этом разделе, рассмотрите возможность взаимодействия со специалистом Майкрософт по малому бизнесу. С помощью бизнес-помощника вы и ваши сотрудники получаете круглосуточный доступ к знаниям специалистов по малому бизнесу по мере развития вашего предприятия: от начальных этапов до повседневной работы.

Создание общего почтового ящика и добавление участников

  1. Войдите с помощью учетной записи глобального администратора Exchange. Если появится сообщение «Вам не предоставлены разрешения на доступ к этой странице или выполнение этого действия«, у вас нет прав администратора.
  1. В Центре администрирования перейдите на страницуОбщие почтовые ящикигрупп Teams &>.
  1. В Центре администрирования перейдите на страницуОбщие почтовые ящикигрупп Teams &>.
  1. На странице Общие почтовые ящики нажмите + Добавить общий почтовый ящик. Введите имя для общего почтового ящика. Затем выберите адрес электронной почты. При необходимости его можно будет изменить.
  2. Нажмите кнопку Сохранить изменения. Через несколько минут вы сможете добавить участников.
  3. В разделе Дальнейшие действия щелкните Добавить участников в этот почтовый ящик. Участники — это люди, которые смогут просматривать входящую почту и исходящие ответы в этом почтовом ящике.
  4. Нажмите кнопку Добавить участников . Выберите пользователей, которым нужно использовать этот общий почтовый ящик, а затем нажмите кнопку Добавить. а затем — Закрыть.

У вас есть общий почтовый ящик, содержащий общий календарь. Перейдите к следующему шагу:Блокирование входа для учетной записи общего почтового ящика.

Какие разрешения следует использовать?

Для общего почтового ящика можно использовать следующие разрешения:

  • Полный доступ. Разрешение на полный доступ позволяет пользователю открывать общий почтовый ящик и действовать с правами владельца этого почтового ящика. Получив доступ к общему почтовому ящику, пользователь может создавать элементы календаря; читать, просматривать, удалять и изменять сообщения электронной почты; создавать задачи и контакты в календаре. Тем не менее, пользователь с разрешением на полный доступ не может отправлять электронную почту из общего почтового ящика, если у него нет также разрешения «Отправить как» или «Отправить от имени».
  • Отправить как. Разрешение «Отправить как» позволяет пользователю олицетворять общий почтовый ящик при отправке почты. Например, если Катерина войдет в общий почтовый ящик отдела маркетинга и отправит из него сообщение, отправителем будет считаться отдел маркетинга.
  • Отправить от имени. Разрешение «Отправить от имени» позволяет пользователю отправлять электронную почту от имени общего почтового ящика. Например, если Алексей войдет в общий почтовый ящик приемной, здание 32, и отправит из него сообщение, отправителем будет считаться Алексей от имени приемной, здание 32. Разрешение «Отправить от имени» невозможно предоставить с помощью Центра администрирования Exchange. Для этого необходимо использовать командлет Set-Mailbox с параметром GrantSendonBehalf.

Разрешения Отправить как и Отправить от имени не работают в классическом клиенте Outlook, если параметру HiddenFromAddressListsEnabled в почтовом ящике присвоено значение True, так как им требуется, чтобы почтовый ящик был видимым в общей адресной книге Outlook.

Изменение делегирования общего почтового ящика с помощью Центра администрирования Exchange

  1. В Центре администрирования Exchange перейдите в раздел Почтовые ящики получателей>. Выберите общий почтовый ящик, а затем щелкните Изменить значок редактирования.
  2. В разделе Разрешения почтового ящика выберите Управление делегированием почтового ящика.
  3. Чтобы предоставить или удалить разрешения на полный доступ и отправить как, выберите Добавитьзначок добавленияили Удалить , а затем выберите пользователей, которым вы хотите предоставить разрешения.

Примечание. Разрешение «Полный доступ» позволяет пользователю открывать почтовый ящик, а также создавать из изменять в нем элементы. Разрешение «Отправлять как» позволяет всем пользователям, кроме владельца почтового ящика, отправлять электронную почту из этого общего почтового ящика. Для эффективной работы с общим почтовым ящиком необходимы оба разрешения.

Блокирование входа для учетной записи общего почтового ящика

У каждого общего почтового ящика есть соответствующая учетная запись пользователя. Вы заметили, что вам не потребовалось указывать пароль при создании общего почтового ящика? У этой учетной записи есть пароль, но он создается системой (неизвестен). Вы не должны использовать учетную запись для входа в общий почтовый ящик.

Но что если администратор просто сбросит пароль учетной записи общего почтового ящика? Или злоумышленник получит доступ к учетным данным общего почтового ящика? Это позволило бы с помощью учетной записи пользователя выполнять вход в общий почтовый ящик и отправлять электронную почту. Чтобы не допустить этого, требуется заблокировать вход для учетной записи, связанной с общим почтовым ящиком.

  1. В Центре администрирования откройте страницу Пользователи>Активные пользователи.
  1. В Центре администрирования откройте страницу Пользователи>Активные пользователи.
  1. В списке учетных записей пользователей найдите учетную запись общего почтового ящика (например, примените фильтр Нелицензированные пользователи).
  2. Выберите пользователя, чтобы открыть область свойств, а затем выберите Блокировать вход.

Примечание. Если учетная запись уже заблокирована, вверху отобразится надпись Вход заблокирован, а для значка выводится текст Разблокировать этого пользователя.

Инструкции по блокировке входа для учетных записей с помощью Microsoft Graph PowerShell (включая несколько учетных записей одновременно), см. в статье Блокировка учетных записей пользователей Microsoft 365 с помощью PowerShell.

Добавление общего почтового ящика в Outlook

Если в вашей организации включена функция AutoMapping (чаще всего она включена по умолчанию), общий почтовый ящик появится у пользователей в Outlook автоматически после закрытия и перезапуска приложения.

Функция AutoMapping применяется к почтовому ящику пользователя, а не к общему почтовому ящику. Это означает, что при попытке использовать группу безопасности для управления доступом к общему почтовому ящику функция AutoMapping работать не будет. Таким образом, чтобы работала функция AutoMapping, необходимо явно назначить разрешения. Функция AutoMapping включена по умолчанию. Сведения о ее отключении см. в статье Удаление функции AutoMapping для общего почтового ящика.

Дополнительные сведения об общих почтовых ящиках в Outlook:

  • Открытие и использование общего почтового ящика в Outlook
  • Добавление общего почтового ящика в Outlook в Интернете
  • Добавление общего почтового ящика в Outlook Mobile
  • Открытие общей папки или почтового ящика в Outlook для Mac
  • Добавление правил в общий почтовый ящик

Использование общего почтового ящика на мобильных устройствах (смартфонах и планшетах)

Вы можете получить доступ к общему почтовому ящику на мобильном устройстве двумя способами:

  • Добавьте общий почтовый ящик в приложении Outlook для iOS или мобильном приложении Outlook для Android. Инструкции см. в статье Добавление общего почтового ящика в Outlook Mobile.
  • Откройте браузер, выполните вход и перейдите в Outlook в Интернете. Через приложение Outlook в Интернете вы можете открыть общий почтовый ящик. Инструкции см. в статье Добавление общего почтового ящика в Outlook в Интернете.

Общий почтовый ящик можно добавить только в приложение Outlook для iOS или мобильное приложение Outlook для Android.

Использование общего календаря

При создании общего почтового ящика автоматически создается общий календарь. Для отслеживания встреч и местонахождения пользователей предпочтительнее использовать календарь общего почтового ящика, а не календарь SharePoint. Общий календарь интегрирован с Outlook и работать с ним проще, чем с календарем SharePoint.

  1. В приложении Outlook перейдите в представление календаря и выберите общий почтовый ящик.
  2. При вводе собраний или встреч их смогут увидеть все участники общего почтового ящика.
  3. Любой участник общего почтового ящика может создавать, просматривать и управлять встречами в календаре так же, как личными встречами. Изменения общего календаря будут видны всем участникам общего почтового ящика.

Самарский университет

Подключение общего почтового ящика в Outlook в Интернете

  • FAQ
  • Электронная почта
  • Подключение общего почтового ящика в Outlook в Интернете

Для открытия ссылки в следующем сообщении/заметке необходимо нажать и удерживать клавишу Ctrl или Cmd или Shift и кликнуть по ссылке (зависит от вашего браузера и ОС).

Симптомы:

Проблема:

Решение:

Информация FAQ

OTRS detected possible network issues. You could either try reloading this page manually or wait until your browser has re-established the connection on its own.

Соединение было восстановлено после потери связи. По этой причине ряд элементов на странице может работать неверно. Чтобы исключить это, настоятельно рекомендуем обновить страницу.

Открытие и использование общего почтового ящика в Outlook

Общие почтовые ящики позволяют группе людей с легкостью отслеживать и отправлять электронную почту от имени публичного псевдонима электронной почты, например info@contoso.com. Когда участник группы отвечает на сообщение, отправленное на общий почтовый ящик, в поле его отправителя указывается адрес общего почтового ящика, а не конкретного пользователя. В классической Outlook можно также использовать общий почтовый ящик в качестве общего календаря команды.

Совет: Если вы владелец малого бизнеса и хотите получить дополнительные сведения о настройке Microsoft 365, посетите раздел Справка и обучение для малого бизнеса.

Однако общий почтовый ящик не предназначен для прямого входа. Учетная запись пользователя для общего почтового ящика должна оставаться в отключенном состоянии.

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Совет: Чтобы вы могли использовать общий почтовый ящик, Администратор Microsoft 365 должен создать его и добавить вас в качестве участника. Дополнительные сведения см. в статье Создание общего почтового ящика, в которой описываются необходимые действия администратора.

Добавление общего почтового ящика в Outlook

После того, как администратор добавил вас в качестве участника общего почтового ящика, закройте и перезапустите Outlook. Общий почтовый ящик должен автоматически отображаться в области папки в Outlook.

Общий почтовый ящик отображается в списке папок в Outlook

Что делать, если этого не произошло?
  • Если администратор лишь недавно добавил вас в общий почтовый ящик, может потребоваться несколько минут, прежде чем появится общий почтовый ящик. Немного подождите, а затем закройте и перезапустите Outlook.
  • Если это не помогло, добавьте общий почтовый ящик в Outlook вручную:
    1. Откройте Outlook.
    2. Перейдите на вкладку Файл на ленте, а затем выберите Параметры учетной записи >Параметры учетной записи.
    3. Выберите вкладку Электронная почта.
    4. Убедитесь, что выделена правильная учетная запись, затем нажмите кнопку Изменить.
    5. Щелкните Другие настройки >Дополнительно >Добавить.
    6. Введите общий адрес электронной почты, например info@contoso.com.
    7. Нажмите кнопки ОК >OK.
    8. Нажмите кнопки Далее >Готово >Закрыть.

Отправка почты из общего почтового ящика

  1. Откройте Outlook.
  2. Нажмите кнопку Создать сообщение.
  3. Если поле От не отображается в верхней части сообщения, выберите Параметры >От.
  4. Щелкните элемент От в сообщении и измените общий электронный адрес. Если общий электронный адрес не отображается, выберите пункт Другой адрес электронной почты и введите общий электронный адрес.
  5. Нажмите кнопку ОК.
  6. Завершите ввод сообщения и нажмите кнопку Отправить. Теперь, когда вы захотите отправить сообщение из общего почтового ящика, адрес будет доступен в раскрывающемся списке «От». При отправке из общего почтового ящика получатели будут видеть в сообщении только общий электронный адрес.

Ответ на письма, отправленные на общий почтовый ящик

  1. Откройте Outlook.
  2. Откройте сообщение электронной почты, на которое вы хотите ответить.
  3. В поле От в верхней части сообщения должно отображаться имя общего почтового ящика. Если оно не отображается, выберите общий почтовый ящик в раскрывающемся списке «От».
  4. Завершите ввод сообщения и нажмите кнопку Отправить. Когда вы захотите отправить сообщение из общего почтового ящика, адрес будет доступен в раскрывающемся списке «От». При отправке из общего почтового ящика получатели будут видеть в сообщении только общий электронный адрес.

Поиск в общем почтовом ящике

После добавления общего почтового ящика в Outlook поиск в нем аналогичен поиску в основном почтовом ящике.

Выбор панели папок

  1. Откройте Outlook.
  2. Выберите папку в общем почтовом ящике на панели папок слева.

Поле поиска

Введите запрос в поле Поиск поверх ленты (панель инструментов).

Использование общего календаря

После того, как администратор добавил вас в качестве участника общего почтового ящика, закройте и перезапустите Outlook. Общий календарь, связанный с общим почтовым ящиком, автоматически добавляется в список Календари.

Выбор представления календаря

    В Outlook перейдите в представление календаря и выберите общий почтовый ящик.

Использование общего списка контактов

После того, как администратор добавил вас в качестве участника общего почтового ящика, закройте и перезапустите Outlook. Общий список контактов, связанный с общим почтовым ящиком, автоматически добавляется в список Мои контакты.

Общий список контактов отображается в области контактов в Outlook

  1. В Outlook откройте представление Люди.
  2. В списке Мои контакты выберите папку контактов для общего списка контактов.

Добавление общего почтового ящика в Outlook

Когда администратор добавит вас в качестве участника общего почтового ящика, закройте и перезапуститеновый Outlook. Общий почтовый ящик должен автоматически отображаться в области папки.

Что делать, если этого не произошло?

Если администратор лишь недавно добавил вас в общий почтовый ящик, может потребоваться несколько минут, прежде чем появится общий почтовый ящик. Подождите немного, а затем закройте и перезапуститеновый Outlook еще раз.

Поиск общего почтового ящика в области папок

В области папок слева найдите папку Мне предоставлен доступ . Щелкните его, чтобы развернуть его. Общий почтовый ящик — это вложенная папка в разделе Мне предоставлен доступ. При выборе имени общего почтового ящика он будет развернут, чтобы отобразить стандартные папки электронной почты, такие как «Входящие», «Черновики» и «Отправленные».

Отправка почты из общего почтового ящика

  1. Откройте новый Outlook для Windows.
  2. На вкладке Главная выберите Создать >почта.
  3. Если поле От не отображается в верхней части сообщения (рядом с кнопкой Отправить), на вкладке Параметры выберите Показать из.
  4. Щелкните элемент От в сообщении и измените общий электронный адрес. Если общий электронный адрес не отображается, выберите пункт Другой адрес электронной почты и введите общий электронный адрес.
  5. Завершите ввод сообщения, а затем нажмите кнопку Отправить. Теперь, когда вы захотите отправить сообщение из общего почтового ящика, адрес будет доступен в раскрывающемся списке «От». При отправке из общего почтового ящика получатели будут видеть в сообщении только общий электронный адрес.

Ответ на письма, отправленные на общий почтовый ящик

  1. Откройте новый Outlook для Windows.
  2. Откройте сообщение электронной почты, на которое вы хотите ответить.
  3. В поле От в верхней части сообщения должно отображаться имя общего почтового ящика. В противном случае выберите раскрывающийся список Из и выберите общий почтовый ящик.
  4. Завершите ввод сообщения, а затем нажмите кнопку Отправить. Если вы хотите отправить сообщение из общего почтового ящика, адрес будет доступен в раскрывающемся списке От . При отправке из общего почтового ящика получатели будут видеть в сообщении только общий электронный адрес.

Поиск в общем почтовом ящике

После добавления общего почтового ящика в новый Outlook поиск в нем аналогичен поиску в основном почтовом ящике.

Панель поиска Outlook

  1. Откройте новый Outlook для Windows.
  2. Выберите папку в общем почтовом ящике в области папок слева.
  3. В поле Поиск в верхней части окна Outlook введите запрос, который нужно использовать для поиска, а затем нажмите клавишу ВВОД.

Использование общего почтового ящика на мобильных устройствах (смартфонах и планшетах)

Для доступа к общему почтовому ящику на мобильном устройстве выполните указанные ниже действия.

Добавление общего почтового ящика в Outlook Mobile.

  1. Войдите в свою основную учетную запись в программе Outlook для iOS или Android.
  2. Нажмите кнопку Добавить учетную запись в левой области навигации, а затем нажмите Общий почтовый ящик.

Выберите учетную запись, у которой есть разрешения на доступ к общему почтовому ящику.

Если у вас несколько учетных записей в Outlook Mobile, выберите учетную запись, у которой есть разрешения на доступ к общему почтовому ящику.

По окончании настройки учетной записи общий почтовый ящик будет отображаться в списке учетных записей в программе Outlook для iOS или Outlook для Android.

Для удаления общего почтового ящика выберите меню Параметры > Учетные записи. Затем нажмите общий почтовый ящик и выберите Удалить учетную запись.

Отправка автоматических ответов с общего почтового ящика

Только у Администратор Microsoft 365 есть разрешения для настройки этой функции. Инструкции см. в статье Создание общего почтового ящика.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *