Как отправить документ через диадок
Перейти к содержимому

Как отправить документ через диадок

  • автор:

Как отправить документ в Диадоке?

Чтобы выполнить отправку документа контрагенту, перейдите в раздел «Документы» и начните создание нового файла. Переместите готовый файл с ПК на страницу загрузки или запустите редактор, чтобы сформировать его. Нажмите на получателя, запросите подпись в ответ, если она нужна, а потом нажмите на кнопку «Подписать и отправить».

Таким же образом сделать отправку можно со страницы «Контрагенты». Для этого выберите компанию из списка и нажмите на вкладку с плюсом. Если настроить ЭДО не получается, проверьте, чтобы вы были уполномочены создавать новые документы и отправлять их.

К другим новостям

Получить расчет за 1 минуту

Контур.Диадок

Узнайте стоимость электронного документооборота

Экономим Ваше время! Пройдите минутный тест и узнайте стоимость электронного документооборота для Вашей компании.

1. Имеется ли у вас электронная квалифицированная подпись?

Отправка документов

Документы для отправки группируются в пакеты. Выберите «Пакеты для отправки» и при необходимости укажите Интервал дат и Отборы документов. Для обновления списка документов нажмите или F5. Отправить пакет можно одним из способов:

  • Отправка одного пакета
  • Групповая отправка пакетов
  • Отправка неформализованных документов в отдельном пакете
  • Добавление неформализованных документов в пакет

Отправка одного пакета

Для отправки одного пакета:

    Откройте документ, дважды нажав на название.

В пакет для отправки можно добавить любой неформализованный документ. Для этого откройте пакет и нажмите на кнопку. Чтобы удалить документ, нажмите на кнопку.

Документы в PDF-формате можно просматривать в самом пакете. Чтобы отключить эту возможность, в главном окне нажмите «Настройки», выберите «Настройки» → «Сервисные функции». Установите флажок «Отключить превью неформализованного документа», затем нажмите «Записать и закрыть».

Для ввода дополнительных сведений нажмите на поле «Доп. сведения». Подробнее смотри в статье Использование поля Доп. сведения.

При подписании документов сертификатом физического лица откроется окно для выбора доверенности. Если у сотрудника еще нет машиночитаемой доверенности, в рамках переходного периода до 1 сентября 2023 года можно обрабатывать документы без МЧД. При нажатии кнопки «Подписать и отправить» появится выбор — отправить документы без доверенности. Подробнее см. в статье Работа с МЧД.

Групповая отправка пакетов

  1. Выделите пакеты документов, установив флажки, и нажмите на кнопку «Подписать и отправить».

Отправка неформализованных документов в отдельном пакете

Чтобы отправить отдельный пакет с неформализованными документами:

    Нажмите на кнопку «Загрузить с компьютера» → «Создать отдельный пакет».

  • Заполните данные по отправляемому документу: тип документа, номер, дату, комментарий. Для некоторых типов документов возможны другие поля для заполнения.
  • Чтобы добавить еще один документ нажмите на кнопку и выберите документы. Чтобы удалить документ, нажмите на кнопку .
  • Если требуется подучить ответную подпись, установите флажок «Запрашивать подпись контрагента».
  • Если требуется передать документ на согласование, согласовать его или отказать в согласовании, нажмите на кнопку «Согласование пакета».
  • Чтобы отправить документ, нажмите «Подписать и отправить».

    При подписании документов сертификатом физического лица откроется окно для выбора доверенности. Если у сотрудника еще нет машиночитаемой доверенности, в рамках переходного периода до 1 сентября 2023 года можно обрабатывать документы без МЧД. При нажатии кнопки «Подписать и отправить» появится выбор — отправить документы без доверенности. Подробнее см. в статье Работа с МЧД.

    Добавление неформализованных документов в пакет

    Модуль Диадок позволяет загружать любое количество неформализованных документов с компьютера и отправлять их вместе с выбранным пакетом.

    Чтобы добавить документы в выбранные пакеты:

      В списке выберите пакеты, к которым надо добавить файлы → нажмите «Загрузить с компьютера» → «Добавить в выбранные пакеты».

  • Чтобы добавить еще один документ нажмите на кнопку и выберите документы. Чтобы удалить документ, нажмите на кнопку .
  • Если требуется получить ответную подпись, установите флажок «Запрашивать подпись контрагента».
  • Нажмите «Добавить в выбранные пакеты».
  • Документы добавлены в выбранные ранее пакеты.
  • Чтобы отправить документы, нажмите «Подписать и отправить».

    Отправка электронных документов

    Электронные документы — это оригиналы, которые обладают юридической силой. Их разрешено использовать для взаимодействия с контрагентами и представления в контролирующие органы, например ФНС. Что нужно знать об обмене электронными документами? Где их можно использовать? Как отправлять их в Диадоке?

    В этой статье:
    • Что такое электронный документ
    • Что нужно знать про обмен электронными документами
    • Отправка электронных документов в налоговую (ИФНС)
    • Отправка электронных документов на государственную регистрацию
    • Отправка электронных документов в суд
    • Как отправить электронный документ через Диадок
    • Вопрос-ответ

    diadoc

    Попробуйте возможности ЭДО

    Начните обмениваться документами в Диадоке

    Что такое электронный документ

    Электронный документ — это файл, изначально созданный в цифровом виде для обмена с контрагентами или подачи в госорганы по телекоммуникационным сетям (интернету). Реквизиты документа позволяют установить его подлинность, а электронная подпись (ЭП) дает данным юридическую силу.

    В законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» описаны три вида ЭП: простые, неквалифицированные, квалифицированные. Их подлинность и принадлежность владельцу подтверждают сертификаты — ключи для проверки подписей. Они выдаются, например, Удостоверяющим центром Контура.

    Документ можно подписать любой ЭП, однако только при использовании квалифицированных сертификатов она сразу будет обладать полной юридической значимостью. Такая подпись гарантирует, что информация неизменна с момента подписания, и только ей можно подписать счет-фактуру. При визировании другими ЭП документы равнозначны бумажным после заключения сторонами отдельного соглашения.

    Чаще всего электронными бывают:

    • счета-фактуры;
    • акты приемки-сдачи работ или услуг;
    • универсальные передаточные и корректировочные документы;
    • товарные накладные.

    Это связано с тем, что из них формируется отчетность в налоговый орган, а ФНС разработала и утвердила для них форматы. Однако в Диадоке доступен обмен всеми электронными документами, в том числе неформализованными или имеющими собственный формат.

    С электронным документооборотом (ЭДО):

    • снизятся расходы на канцелярию, печать, доставку, содержание архива;
    • поиск нужных файлов станет проще и быстрее;
    • рутинные действия с документацией будут автоматизированы;
    • сотрудники освободятся для других задач;
    • уменьшится риск ошибок и повысится производительность работников.

    ЭДО регламентируют федеральные законы и нормативные акты. В их числе:

    • ФЗ № 63 «Об электронной подписи»;
    • ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
    • ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете».

    Также электронный документооборот регулируется Гражданским и Налоговым кодексами РФ, приказами и письмами ФНС, нормативно-правовыми актами Правительства, министерств и ведомств РФ. Благодаря этому через ЭДО разрешено заключать договоры, проводить сделки, вести бухгалтерский учет, участвовать в госзакупках.

    Что нужно знать про обмен электронными документами

    Для работы с электронными документами нужно приобрести электронную подпись и установить корневой сертификат. В этом файле указаны данные выдавшего сертификат Удостоверяющего центра, например УЦ Контура, к которым обращается криптопровайдер при проверке действительности подписи. Этот файл входит в «цепочку доверия» — связь сертификатов, позволяющих проверить, можно ли доверять ЭП. Без корневого сертификата подпись не будет работать.

    В остальном работа с электронными документами выстраивается по тем же принципам, что и с бумажными. Однако следует учитывать, что:

    • Закон разрешает юридическому лицу передавать электронные счета-фактуры только через оператора ЭДО. Это и другие условия операции определяет ст. 169 Налогового кодекса РФ и приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н.
    • Для счетов-фактур ФНС разработала обязательный формат. Его необходимо исполнять, иначе документ не будет принят налоговой. Для УПД, УКД, акта о расхождении по форме ТОРГ-2, товарной накладной по форме ТОРГ-12 и акта выполненных работ или оказанных услуг утверждены рекомендованные форматы. Остальные документы разрешено составлять и передавать в произвольных форматах.

    Переход на ЭДО требует некоторой подготовки. Так, нужно договориться с партнерами и клиентами об обмене электронными документами. В Диадоке этот процесс упрощен: найдите контрагента в поиске по названию или ИНН и отправьте приглашение. После принятия запроса второй стороной можно начинать электронный документооборот. Команда Диадока описала самые эффективные инструменты для приглашения контрагентов на странице. Один из них — отправка приглашений по электронной почте.

    Также важно провести обучение сотрудников и принять правовую базу внутри компании. Это потребуется для структуризации нововведений для руководства и сотрудников предприятия. Рекомендовано разработать:

    • приказ о внедрении системы электронного документооборота;
    • положение о переходе на ЭДО.

    При переводе в электронный вид первичных учетных документов следует прописать использование ЭДО и в учетной политике организации.

    Поможем получить КЭП и начать обмен электронными документами в Диадоке

    Отправка электронных документов в налоговую (ИФНС)

    ЭДО упрощает взаимодействие с контролирующими госорганами. Прежде при запросе от налоговой инспекции или подготовке отчетности приходилось поднимать бумажные архивы, искать нужные документы, запрашивать у контрагентов недостающие и восстанавливать утраченные. Это занимало много времени и создавало дополнительные сложности.

    Система электронного документооборота ускоряет и упрощает эти процессы:

    • документы хранятся в единой информационной системе;
    • поиск с помощью фильтров, тегов, ключевых слов происходит быстро;
    • в цифровом архиве документы не теряются и сохраняют неизменный вид.

    ФНС принимает через интернет и оригиналы электронных документов, и печатные копии со штампом электронной подписи. В Диадоке можно быстро найти и выгрузить на компьютер требуемые договоры, акты и накладные, чтобы затем отправить их в ответ на запрос налоговой.

    Отправка электронных документов на государственную регистрацию

    Направить документы на государственную регистрацию индивидуальных предпринимателей, крестьянских фермерских хозяйств и юридических лиц тоже можно онлайн. Есть три способа подать их без посещения налогового органа.

    Первый — через сервис ФНС России «Подача документов на государственную регистрацию в электронном виде». Для этого необходимо:

    • заполнить специальное заявление;
    • подготовить транспортный контейнер, то есть комплект документов и электронной подписи, объединенные в один файл;
    • направить сформированный транспортный контейнер в налоговый орган.

    Также отправить документы можно через портал государственных услуг или нотариуса, который заверит их электронной подписью и направит в налоговую. Как только регистрация будет подтверждена, документы с соответствующей информацией придут заявителю на указанную электронную почту.

    Отправка электронных документов в суд

    Электронные документы можно представлять и в суд. Арбитражным кодексом РФ разрешена подача исковых заявлений, жалоб, иных документов в электронном виде. Представить можно и электронные, и отсканированные бумажные документы.

    Процесс регулируется требованиями, которые в 2017 году были установлены Порядком подачи в арбитражные суды РФ документов в электронном виде. С ними можно ознакомиться в статье. В частности, в правилах оговорено, что электронная подпись, которой визируются документы, должна быть отсоединенной. Именно такая ЭП используется в Диадоке, так что пользователи сервиса могут найти и выгрузить из архива нужные документы и представить их в суд.

    Также оператор электронного документооборота может выступить третьей — независимой стороной в судебном разбирательстве. В этом случае он представляет в суд ряд документов. Например, подтверждения провайдера отправки счетов-фактур, сертификаты электронной подписи и другие.

    Как отправить электронный документ через Диадок

    Для отправки документа через систему ЭДО Диадок юрлицу или индивидуальному предпринимателю потребуется выполнить несколько действий:

    • перейти в раздел «Документы»;
    • нажать на кнопку «+ Новый документ»;
    • загрузить нужные файлы с компьютера, отправить их из 1С или перейти в редактор для формирования документа;
    • выбрать получателя и отметить, нужна ли ответная подпись;
    • нажать на «Подписать и отправить».

    Документы можно направить и напрямую партнеру, поставщику или клиенту. Для этого нужно зайти в раздел «Контрагенты», выбрать из списка адресата и нажать на значок перед графой «ИНН». Там также можно загрузить документ с ПК, выгрузить из 1С или создать в редакторе.

    Диадок позволяет не только отправлять и получать документы. Сервис предлагает пользователям множество опций, которые делают ЭДО простым и эффективным:

    • поиск документов по словам, тегам, контрагентам, подразделению или дате;
    • выстраивание маршрутов для ускорения согласований и подписаний;
    • надежное хранение на нескольких серверах, открытый доступ даже после завершения оплаченного периода;
    • сверка взаиморасчетов;
    • подключение неограниченного числа пользователей к ящику организации;
    • высокий уровень защиты и конфиденциальности данных;
    • возможность подключения роуминга, наличие автоматического роуминга;
    • круглосуточная техподдержка.

    Диадок имеет полнофункциональную веб-версию. Но можно интегрировать сервис и с учетной системой — с помощью модуля для 1С, Диадок.Коннектора, API или решения для SAP. Также разработано более десяти партнерских решений.

    Эксперты Диадока помогут с внедрением ЭДО и переходом на электронные документы. Это решение позволяет оптимизировать бизнес-процессы в компании, избавить сотрудников от рутинных задач и ускорить прохождение сделок и оплат.

    Пользователи Диадока отправили более 700 млн документов за 10 лет. Попробуйте и вы возможности ЭДО

    Создавайте и отправляйте

    Вы можете создать документ прямо в Диадоке, загрузить его из папки на компьютере или из учетной системы. Все счета-фактуры, акты и накладные проходят в сервисе форматный контроль, который выявляет ошибки и недочеты в их оформлении. Это неверное число символов в ИНН или КПП, пропуски в заполнении обязательных полей, опечатки (цифры вместо букв и наоборот) и др. В результате через Диадок отправляются только корректно оформленные формализованные документы.

    Когда вы передаете документы через систему ЭДО, их не нужно дублировать на бумаге. Ждать, когда контрагент отправит их обратно, тоже не понадобится. Статус подписания поменяется онлайн.

    Как создать документ в Диадоке

    В сервисе есть функция редактора документов, которая позволяет формировать счета-фактуры, накладные, акты и УПД. Чтобы создать новый документ, выполните несколько простых шагов.

    1. Нажмите на кнопку «Новый документ».

    Новый документ

    1. В «Редакторе» выберите нужный тип документа. Заполните все обязательные поля.

    Исходящий УПД

    1. Когда вы внесли все сведения, нажмите кнопку «Перейти к отправке». Также вы можете воспользоваться предварительным просмотром документа и в любой момент сохранить его в черновиках.
    2. Выберите получателя. Добавьте другие документы, если нужно. Когда все готово к отправке, нажмите «Подписать» и отправьте документ.

    Отправка документа

    Через оператора ЭДО организации обмениваются юридически значимыми документами. Для их подписания необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если кнопка «Подписать и отправить» не работает, проверьте, выбран ли действующий сертификат КЭП.

    Следующий шаг — создать и отправить первый электронный документ

    Как отправить документы

    Как создать документ в редакторе сервиса и отправить контрагенту, мы описали выше. Чтобы загрузить готовый файл с компьютера, вам также понадобится нажать на кнопку «Новый документ». Выберите нужный файл.

    Выбор файла

    Если документ формализованный, Диадок автоматически извлечет данные из документа. Для документов в произвольном формате поля нужно будет заполнить вручную.

    Загрузка данных из файла

    При необходимости напишите комментарий для контрагента и добавьте еще документы, тогда они автоматически свяжутся в пакет.

    Какие документы можно отправлять через ЭДО

    Многие бумажные документы можно перевести в электронный вид. Передача формализованных документов возможна только в утвержденном ФНС формате xml (счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12), а неформализованные можно отправлять через ЭДО в любом другом формате: docx, pdf, xlsx, jpg.

  • Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *