Как создать подчиненную форму в access
Перейти к содержимому

Как создать подчиненную форму в access

  • автор:

Создание формы в Access

В форме Access, как на витрине магазина, удобно просматривать и открывать нужные элементы. Так как форма — это объект, с помощью которого пользователи могут добавлять, редактировать и отображать данные, хранящиеся в базе данных классического приложения Access, ее внешний вид играет важную роль. Если база данных классического приложения Access используется несколькими пользователями, хорошо продуманные формы — залог точности данных и эффективности работы с ними.

Создать форму на компьютере в базе данных Access можно несколькими способами. В этой статье мы рассмотрим наиболее распространенные из них.

В этой статье

  • Создание формы из существующей таблицы или запроса в Access
  • Создание пустой формы в Access
  • Создание разделенной формы в Access
  • Создание формы, отображающей несколько записей, в Access
  • Создание формы, содержащей подчиненную форму в Access
  • Создание формы навигации в Access
  • Дополнительные сведения

Создание формы из существующей таблицы или запроса в Access

Чтобы создать форму из таблицы или запроса базы данных, в области навигации щелкните таблицу или запрос, содержащие данные для формы, а затем на вкладке Создание нажмите кнопку Форма.

Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. При необходимости вы можете изменить оформление, например настроить размер текстовых полей в соответствии с данными. Подробнее читайте в статье об использовании инструмента «Форма».

Создание пустой формы в Access

  1. Чтобы создать форму без элементов управления и заранее отформатированных элементов, выполните следующее. На вкладке Создание нажмите кнопку Пустая форма. Откроется пустая форма в режиме макета, и отобразится область Список полей.
  2. В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с одной или несколькими таблицами, содержащими поля, которые нужно включить в форму.
  3. Чтобы добавить на форму поле, дважды щелкните по нему или перетащите его на форму. Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их по очереди, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля на форму.

Примечание: Порядок таблиц в области Список полей может изменяться в зависимости от выбранной части формы. Если не удается добавить поле в форму, выберите другую часть формы и повторите попытку.

Создание разделенной формы в Access

Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях: в представлении формы и в режиме таблицы. То есть вы можете использовать возможности обоих этих представлений в одной форме. Например, можно быстро найти запись в режиме таблицы, а затем просмотреть или изменить ее в представлении формы. Эти две части формы связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом.

Разделенная форма в базе данных Access для настольных компьютеров

Чтобы создать новую разделенную форму с помощью инструмента «Разделенная форма», в области навигации щелкните таблицу или запрос с нужными данными, а затем на вкладке Создание нажмите кнопку Другие формы и выберите пункт Разделенная форма.

Access создаст форму, которую можно изменять по своему усмотрению. Например, при необходимости можно настроить размер текстовых полей в соответствии с данными. Подробнее о работе с разделенными формами читайте в статье о создании разделенной формы.

Создание формы, отображающей несколько записей, в Access

Форма нескольких элементов (также называется ленточной) удобна, если требуется отобразить несколько записей. Кроме того, ее легче настроить, чем таблицу. Такую форму можно создать с помощью инструмента «Несколько элементов».

  1. В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.
  2. На вкладке Создать щелкните Дополнительно Forms >несколько элементов.

Будет создана новая форма, которая отобразится в режиме макета. В этом режиме можно вносить изменения в структуру формы при одновременном просмотре данных. Например, можно настроить размер полей в соответствии с данными. Подробнее читайте в статье Создание формы с помощью инструмента «Несколько элементов».

Создание формы, содержащей подчиненную форму в Access

При работе со связанными данными, хранящимися в отдельных таблицах, часто приходится просматривать их из нескольких таблиц или запросов в одной и той же форме, поэтому подчиненные формы отлично подойдут в такой ситуации. В зависимости от потребностей подчиненные формы можно добавлять несколькими способами. Подробнее об этом читайте в статье Создание формы, содержащей подчиненную форму (форма с отношением «один-ко-многим»).

Создание формы навигации в Access

Форма навигации — это простая форма, содержащая элемент навигации. Формы навигации являются полезным дополнением любой базы данных, но особенно важны для баз данных, публикуемых в Интернете, так как область навигации Access не отображается в браузере.

  1. Откройте базу данных, в которую нужно добавить форму навигации.
  2. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Навигация и выберите нужный стиль формы навигации.

Access создаст форму, добавит на нее элемент навигации и отобразит форму в режиме макета. Подробнее об этом читайте в статье Создание формы навигации.

Дополнительные сведения

Формы можно настраивать с помощью нескольких параметров. Выберите нужные из представленных ниже.

Если вы хотите иметь возможность выбирать поля, которые будут отображаться в форме, создайте форму с помощью мастера форм.

Добавление вкладок в форму позволяет упорядочить данные и сделать форму более удобной для восприятия, особенно, если форма содержит большое количество элементов управления.

Элемент управления «Веб-браузер» дает возможность отображать в форме веб-страницы. Вы можете связывать его с полями и элементами управления базы данных, чтобы динамически определять отображаемую страницу. Например, с помощью адресов в базе данных можно создавать настраиваемые карты на сайте, или использовать сведения о товаре в базе данных для поиска объектов на веб-сайте поставщика.

Элементы управления в Access размещаются вдоль направляющих линий (макетов), которые позволяют выравнивать элементы управления в форме. Узнайте, как перемещать и изменять размер отдельных элементов управления.

Создание формы, содержащей подчиненную форму (форма с отношением «один-ко-многим»)

При работе с реляционными данными (связанными данными, хранящимися в отдельных таблицах) в Access часто требуется просмотреть несколько таблиц или запросов в одной форме. Например, может потребоваться одновременно просмотреть данные клиента из одной таблицы и сведения о его заказах из другой. Подчиненные формы — удобный инструмент для подобных задач, и в Access их можно быстро создать несколькими способами.

В этой статье

  • Сведения о подчиненных формах
  • Создание или добавление подчиненной формы
  • Создание формы, содержащей подчиненную форму, с помощью мастера форм
  • Добавление одной или нескольких подчиненных форм в существующую форму с помощью мастера подчиненных форм
  • Создание подчиненной формы путем перетаскивания одной формы в другую
  • Открытие подчиненной формы в новом окне в конструкторе
  • Изменение представления по умолчанию для подчиненной формы
  • Добавление связанных данных в форму без создания подчиненной формы

Сведения о подчиненных формах

Подчиненной называют форму, вставленную в другую форму. Главная форма называется основной, а форма, вложенная в нее, — подчиненной. Комбинацию формы и подчиненной формы иногда также называют иерархической формой, сочетанием основной формы и формы подробностей или комбинацией родительской и дочерней форм.

Подчиненные формы особенно удобны для отображения данных из таблиц или запросов с отношением «один-ко-многим». Отношение «один-ко-многим» представляет собой связь между двумя таблицами, при которой значение первичного ключа каждой записи в главной таблице соответствует значению в соответствующем поле или полях нескольких записей в связанной таблице. Например, можно создать форму, в которой отображаются сведения о сотрудниках и которая содержит подчиненную форму с заказами каждого сотрудника. Данные в таблице «Сотрудники» являются в отношении стороной «один». Данные в таблице «Заказы» являются в отношении стороной «многие» — для каждого сотрудника может быть несколько заказов.

Форма, содержащая подчиненную форму

1. В основной форме отображаются данные на стороне отношения «один».

2. В подчиненной форме выводятся данные на стороне отношения «многие».

Основная и подчиненная формы взаимодействуют таким образом, что в подчиненной выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в основной. Например, если в основной форме отображаются данные Ольги Зуевой, то в подчиненной отображаются только ее заказы. Если связь между основной и подчиненной формами была разорвана, то в подчиненной форме будут отображаться заказы всех сотрудников, а не только Ольги.

В следующей таблице определены некоторые термины, связанные с подчиненными формами. При использовании процедур, описанных в этой статье, Access будет обрабатывать большую часть сведений, но полезно знать, что происходит в фоновом режиме, если вам потребуется внести изменения позже.

Определение

Элемент управления подчиненной формы

Элемент управления, который служит для внедрения одной формы в другую. Его можно рассматривать как «представление» другого объекта в базе данных, будь то другая форма, таблица или запрос. Элемент управления подчиненной формы обладает свойствами, которые позволяют связывать данные, отображаемые в нем, с данными в основной форме.

Свойство элемента управления подчиненной формы, определяющее, какой объект в нем отображается.

Простое отображение данных в строках и столбцах, как в электронной таблице. В элементе управления подчиненной формы отображается таблица, когда объектом-источником является таблица или запрос, либо форма, для свойства «Режим по умолчанию» которой задано значение «Режим таблицы». В этих случаях подчиненную форму иногда называют таблицей или подтаблицей.

Свойство «Подчиненные поля»

Свойство элемента управления подчиненной формы, которое задает поле или поля в подчиненной форме, которые будут связывать ее с основной.

Свойство «Основные поля»

Свойство элемента управления подчиненной формы, которое задает поле или поля в основной форме, которые будут связывать ее с подчиненной.

  • Перед тем, как выполнить описанные в этой статье действия, мы рекомендуем настроить связи между таблицами. Это позволит Access автоматически создать связи между основными и подчиненными формами. Чтобы просмотреть, добавить или изменить связи между таблицами в базе данных, на вкладке Работа с базами данных в группе Связи щелкните Связи.
  • Когда элемент управления подчиненной формы имеет в качестве объекта-источника форму, он содержит поля, помещенные в нее и его можно просмотреть как одиночную форму, ленточную форму или таблицу. Одним из преимуществ создания подчиненной формы на основе формы является возможность добавления вычисляемых полей в подчиненную форму, например: [Количество] * [Цена].
  • Можно также вставить в форму таблицу или сводное представление путем создания элемента управления подчиненной формы, объектом-источником для которого служит таблица или запрос. Дополнительные сведения см. в разделе Добавление связанных данных в форму без создания подчиненной формы.

Создание или добавление подчиненной формы

В таблице ниже представлены рекомендации по выбору процедуры, которая лучше всего подходит для конкретной ситуации.

Рекомендуемая процедура

Нужно создать в приложении Access основную и подчиненную формы и связать их.

Нужно использовать существующую форму в качестве основной, но при этом создать в Access новую подчиненную форму и добавить ее в основную.

Нужно использовать существующую форму в качестве основной и добавить в нее одну или несколько существующих форм в качестве подчиненных.

Создание формы, содержащей подчиненную форму, с помощью мастера форм

Данная процедура позволяет создать новую комбинацию формы и подчиненной формы с помощью мастера форм. Это также самый быстрый способ начать работу, если еще не были созданы формы, которые планируется использовать в качестве основной или подчиненной формы.

  1. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Мастер форм.
  2. На первой странице мастера в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите таблицу или запрос. Например, чтобы создать форму «Сотрудники» для отображения в подчиненной форме списка заказов для каждого сотрудника, выберите пункт Таблица: Сотрудники (сторона «один» отношения «один-ко-многим»).

Примечание: Порядок выбора таблиц и запросов не имеет значения.

Страница подчиненной формы в мастере форм

  • Дважды щелкните поля таблицы или запроса, которые нужно включить в форму.
  • На той же странице мастера в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите другую таблицу или запрос. В данном примере мы выберем таблицу «Заказы» (сторона «многие» связи «один-ко-многим»).
  • Дважды щелкните поля таблицы или запроса, которые нужно включить в форму.
  • При нажатии кнопки Далее при условии, что вы правильно настроили отношения перед запуском мастера, мастер спрашивает, как вы хотите просмотреть данные? — то есть, по какой таблице или запросу. Выберите таблицу на стороне «один» связи «один ко многим». В этом примере, чтобы создать форму «Сотрудники», мы щелкаем по элементу «Сотрудники«. Мастер отображает небольшую схему формы. Страница должна выглядеть так:

    Поле в нижней части изображения формы обозначает подчиненную форму.

    Примечание: Если запрос Выберите способ представления данных не отображается, это означает, что приложению Access не удалось обнаружить связь «один-ко-многим» между выбранными таблицами или запросами. Мастер продолжит работу, но в форму не будет добавлена подчиненная форма. Если вы хотите сначала проверить связи между таблицами, нажмите кнопку Отмена.

    Добавление одной или нескольких подчиненных форм в существующую форму с помощью мастера подчиненных форм

    Используйте эту процедуру для добавления одной или нескольких подчиненных форм в существующую форму. Для каждой подчиненной формы можно создать новую форму или использовать существующую.

    1. В области навигации щелкните существующую форму правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор.
    2. На вкладке Конструктор формы в группе Элементы управления щелкните стрелку вниз, чтобы отобразить коллекцию элементов управления , и убедитесь, что выбран параметр Использовать мастеры управления .
    3. На вкладке Конструктор формы в группе Элементы управления нажмите кнопку Подчиненная форма или вложенный отчет .
    4. В форме щелкните место, куда нужно поместить подчиненную форму.
    5. Следуйте указаниям мастера. После нажатия кнопки Готово в форму будет добавлена подчиненная форма. Если для подчиненной формы создается новая форма, а не используется существующая, новый объект формы будет создан и добавлен в область навигации.

    Создание подчиненной формы путем перетаскивания одной формы в другую

    Выберите эту процедуру, если нужно использовать существующую форму в качестве основной и добавить в нее одну или несколько существующих форм в качестве подчиненных.

    1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму, которую нужно использовать в качестве основной, и выберите пункт Конструктор.
    2. Перетащите форму, которую вы хотите использовать в качестве подчиненной, из области навигации на основную форму. Access добавит в основную форму элемент управления подчиненной формы, который будет связан с формой, добавленной путем перетаскивания из области навигации. Он также попытается связать подчиненную форму с основной на основе отношений, определенных в базе данных.
    3. Повторите этот шаг, чтобы добавить другие подчиненные формы в основную.
    4. Чтобы проверить, успешно ли создана связь, на вкладке Главная в группе Режимы нажмите кнопку Режим, выберите команду Режим формы и с помощью селектора записей основной формы просмотрите несколько записей. Если в подчиненной форме правильно отображаются данные для каждого сотрудника, это означает, что процедура завершена успешно.

    Если проверка не работает, это означает, что программе Access не удалось создать связь подчиненной формы с основной и свойства Подчиненные поля и Основные поля элемента управления подчиненной формы остались пустыми. Задайте значения для этих свойств вручную, выполнив указанные ниже действия.

    1. В области навигации щелкните основную форму правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор.
    2. Щелкните элемент управления подчиненной формы один раз, чтобы выделить его.
    3. Если область задач «Окно свойств» не отображается, нажмите клавишу F4.
    4. В окне свойств откройте вкладку Данные.
    5. Нажмите кнопку Сборка

    Совет: Если не отображается поле, которое требуется использовать для связывания форм, возможно, придется так отредактировать источник записей основной или подчиненной формы, чтобы данное поле в нем присутствовало. Например, если форма основана на запросе, следует убедиться, что связывающее поле присутствует в результатах запроса.

    Открытие подчиненной формы в новом окне в Конструкторе

    Если вы хотите внести изменения в структуру подчиненной формы во время работы над основной формой в Конструкторе, вы можете открыть ее в отдельном окне:

    1. Щелкните подчиненную форму, чтобы выбрать ее.
    2. На вкладке Конструктор формы в группе Сервис щелкните Подчиненная форма в новом окне.

    Изменение представления по умолчанию для подчиненной формы

    При добавлении подчиненной формы в форму элемент управления подчиненной формы (или отчета) отображает подчиненную форму в соответствии с ее свойством Режим по умолчанию. Ниже перечислены значения, которые можно установить для этого свойства.

    • Простая форма
    • Ленточные формы
    • Таблица
    • Разделенная форма

    При создании подчиненной формы для этого свойства может быть установлено значение Ленточные формыили Простая форма. Однако если для свойства Режим по умолчанию подчиненной формы установить значение Режим таблицы, она будет отображаться как таблица в основной форме.

    Чтобы задать значение свойства Режим по умолчанию подчиненной формы, выполните указанные ниже действия.

    1. Закройте все открытые объекты.
    2. В области навигации щелкните подчиненную форму правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор.
    3. Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4.
    4. Убедитесь в том, что в раскрывающемся списке в верхней части окна свойств выбран пункт Форма.
    5. На вкладке Формат окна свойств задайте для свойства Режим по умолчанию нужное значение.

    Примечание: Если нужный режим отсутствует в списке, убедитесь в том, что для свойства «Режим. » установлено значение Да. Например, если нужно выбрать вариант Режим таблицы, убедитесь, что для свойства Режим таблицы установлено значение Да.

    Добавление связанных данных в форму без создания подчиненной формы

    Не всегда нужно создавать отдельный объект формы для отображения связанных данных. Например, если вы работаете над формой в режиме макета или конструктора и перетаскиваете таблицу или запрос из области навигации в форму, Access создает элемент управления подчиненной формы или подчиненного отчета, который отображает данные в этом объекте. Свойство Представления по умолчанию объекта определяет способ отображения данных. Обычно для этого параметра задано представление таблицы, но можно также задать для свойства Представление по умолчанию таблицы или запроса значение Single Form, Split Form или Continuous Forms, что обеспечивает большую гибкость при отображении связанных данных в формах.

    Примечание: Изменение свойства Режим по умолчанию для таблицы или запроса влияет на способ их отображения при открытии из области навигации или при просмотре в элементе управления подчиненной формы или отчета. Поскольку изменение параметров отображения таблицы иногда может привести к путанице при ее открытии из области навигации, в этой процедуре рекомендуется вместо таблицы использовать запрос.

    Как создать подчиненную форму в access

    Подчиненные формы

    Главным преимуществом в работе с базами данных можно назвать удобство представления и эффективность организации данных. Access позволяет сконструировать форму наиболее удобным для пользователя способом, включив в нее записи различных связанных таблиц. Для отображения информации сразу из двух таблиц или из таблицы и запроса создается составная форма, которая состоит из основной и находящейся внутри нее подчиняющейся формы. Это позволяет объединять информацию, не переключаясь на другие таблицы или формы. Как правило, подчиненная форма связана с основной . Сохраняется подчиненная форма в базе данных как отдельная форма.

    Основным способом создания формы является использование Мастера составной формы. Мастер может создать и связать обе формы в случае, если основная форма базируется на таблице, а подчиненная форма базируется на связанной с ней другой таблице или создана на базе таблицы и запроса, содержащего поле с тем же именем и типом данных, что и ключевое поле таблицы основной формы.

    В качестве примера рассмотрим задачу построения формы Успеваемость студентов, в ко­торой отражены сведения: Фамилия, имя (таблица Сведения о студентах), предмет и оценка (таблица Годовая успеваемость группы).

    Рис. 25. Внешний вид готовой формы

    Верхняя (заголовочная) часть формы соответствует текущей строке таблицы Сведения о студентах и меняется при переходе от записи к записи, который может производиться с помощью стрелок, расположенных в нижней части окна. Одновременно должны меняться строки таблицы Годовая успеваемость группы, в которой выводится только информация, относящаяся к текущему студенту.

    Рассмотрим более подробно те средства Access, с помощью которых может быть получен такой результат. Это так называемая сложная/или составная форма. Процесс ее создания состоит из двух принципиальных этапов:- создание основной (главной) формы. Для этого осуществляются действия, аналогичные тем, которые выполнялись при создании формы Сведения о студентах;- создание подчиненных форм. Для этого в созданную главную форму добавляется элемент управления Подчиненная форма.

    При создании подчиненной формы в Access существует две принципиальные возможности:- создать новую форму на базе некоторой таблицы или запроса;- воспользоваться уже существующей формой, сделав ее подчиненной.

    1. Открыть ранее созданную базу данных Группа.mdb.

    2. Активизировать вкладку Форма диалогового окна База данных .

    3. Начать создание составной формы с использованием мастера нажатием

    кнопки С оздать .

    4. В диалоговом окне Новая форма выбрать таблицу Сведения о студентах для основной формы и тип создания – Мастер форм , нажать кнопку ОК . Далее выполнить последовательно:

    · в окне первого шага мастера Создания формы из таблицы

    Сведения о студентах выбрать поля Фамилия и Имя в качестве полей основной формы, нажимая после выбора каждого указанного поля кнопку >. Далее выбрать таблицу Годовая успеваемость группы , содержащую данные для подчиненной формы, выбрать поля Предмет и Оценка в качестве полей подчиненной формы, нажимая кнопку >.

    По окончании выбора нажать кнопку Д алее > ;

    · в окне второго шага мастера Создания форм выбрать вид

    представления данных – подчиненная форма;

    · в окне третьего шага выбрать внешний вид формы, например,

    выровненный . По окончании выбора нажать кнопку Далее > ;

    · в окне четвертого шага мастера Создания форм выбрать требуемый стиль формы. По окончании выбора нажать кнопку Далее > ;

    · в окне пятого шага мастера Создания форм задать имя формы Успеваемость студентов и нажать кнопку Готово > . На экране появится новая составная форма, которая содержит данные обеих таблиц.

    5. Сохранить подчиненную форму, ввести в окно Сохранение имя формы

    Составная форма

    Существует метод, ускоряющий создание составной формы. Сначала выберите на ленте Создание (Create) > Формы > Конструктор форм (Form Design) для создания пустой новой формы.

    sost

    Найдите форму, которую хотите использовать в подчиненной форме, и перетащите ее мышью из области переходов на рабочую поверхность вашей новой формы. Программа Access создаст элемент управления Подчиненная форма (Subform), в котором отображается эта форма. Можно также перетащить таблицу на вашу форму, в этом случае Access создаст подчиненную форму для таблицы (и попросит выбрать для нее имя).

    Эта составная форма — пульт управления «все в одном» для добавления и просмотра товаров и просмотра списка клиентов. Подготовленные и включенные в состав программы Access шаблоны часто используют составные формы для размещения нескольких связанных задач редактирования в одном месте

  • Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *