Как правильно назвать письмо в названии файла
Перейти к содержимому

Как правильно назвать письмо в названии файла

  • автор:

Как правильно написать письмо

Как правильно написать письмо

Вже п’ятий рік працюю вчителем української мови та літератури.

Статьи автора: 1

КАК ПРАВИЛЬНО НАПИСАТЬ ПИСЬМО?

Как правильно написать письмо-просьбу?

Целью написания такого письма является просьба о предоставлении определенной услуги. Например, согласование действий, содействие в решении вопроса, выделение средств, предоставление справки или сведений. Следуйте правилам деловой этики, ведь письмо-просьба является примером официального общения. Читайте больше на BUKI

Как написать письмо-обращение?

Письмо-обращение, как и письмо-просьба – образец делового общения. Поэтому оно должно иметь вежливую и корректную форму. Читайте больше на BUKI

Как написать письмо-сообщение?

Такое письмо не имеет стандартной формы написания, поэтому его содержание излагается в произвольной форме. Но, как и у любого официального письма, у него должна быть четкая структура: заглавие, обращение, основная часть, заключение. Читайте больше на BUKI

Как правильно подписать письмо?

В левом верхнем углу конверта заполняем адрес отправителя в следующей последовательности: 1. ФИО; 2. Улица, номер дома и квартиры; 3. Город, область; 4. Почтовый индекс; 5. Страна. Читайте больше на BUKI

BUKI увійшла в рейтинг світових освітніх стартапів від TIME та Statista

BUKI увійшла в рейтинг світових освітніх стартапів від TIME та Statista

Почему в английских школах нет классных руководителей

Почему в английских школах нет классных руководителей

Разновидности сложных предложений в украинском языке: конструкция с разными видами связи

Разновидности сложных предложений в украинском языке: конструкция с разными видами связи

Платформа, объединяющая репетиторов и учащихся

Экспертные статьи от репетиторов

3. Сучасна українська музика — альтернатива (Kazka, Kalush Orchestra)

Розбір таких пісень: «Плакала», «Стефанія», «Зорі», «Давай на чистоту».

2. Сучасна українська музика — альтернатива (Скрябін, П’ятниця). Топ 5 порад (Акорди)

Декілька популярних пісень гурту «Сркябін» та «П’ятниця» разом з акордами:

Інтервальне повторювання під час вивчення слів та термінів

Одна з розповсюджених та дієвих технік вивчення слів та термінів

Італійська мова: що треба знати і вміти на рівні А2

Продовжуємо серію блогів про рівні володіння італійською мовою і сьогодні дізнаємося про навички, які необхідні для здобуття рівня А2

Як покращити CV?

Дієслова для допомоги в написанні резюме

Ресурси та ігри для викладання англійської мови

Оффлайн ресурси, які стануть справжніми помічниками у роботі вчителя

Отзывы клиентов

Рейтинг: 4.57 из 5

На основе отзывов 1628 пользователей

Разработано с ♥ командой BUKI

Как правильно назвать письмо в названии файла

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По тематическому признаку деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы.

Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения.

Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления – эти письма констатируют факт и не требуют ответа – у них функция квитанции, ярлыка).

По признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций).

По форме: обычные и электронные.

По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).

  • Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов).
  • Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора.
  • Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения.
  • Письмо-сообщение. Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т. п.).
  • Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты.
  • Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т. п.). Чаше всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета.
  • Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу.
  • Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.
  • Коммерческий запрос – это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услуге и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).
  • Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца или экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Как соблюдать этику деловой переписки

Корпоративная почта — основное средство коммуникации в Вышке. Чтобы письменный диалог с коллегами был максимально корректным и эффективным, Дирекция по правовым вопросам составила Рекомендации по соблюдению норм этики электронной деловой переписки для сотрудников. Публикуем текст документа в карточках.

О чем эти рекомендации и какую силу они имеют?

Наши письма — это отражение нашей деловой позиции. Соблюдение хорошего тона в деловой переписке помогает формировать комфортную корпоративную среду и делает наше общение внутри университета приятным и продуктивным. Рекомендации содержат практические советы по соблюдению норм этики деловой переписки НИУ ВШЭ.

Они не являются локальным нормативным актом университета. Поэтому их несоблюдение само по себе не влечет привлечения к юридической ответственности, если при этом не были нарушены какие-либо положения законодательства или локальных нормативных актов НИУ ВШЭ (например, не были разглашены персональные данные и другая информация, доступ к которой ограничен в силу законодательства, сообщение не содержало нецензурную брань и проч.).

Тем не менее, следование рекомендациям важно для осуществления эффективных коммуникаций внутри университета и развития корпоративной культуры. Нарушение рекомендаций является нарушением этических норм и порицается университетским сообществом.

Что важно помнить при написании писем?

1. Всегда пишите письма и обращайтесь к адресату в уважительной манере и с достоинством, будьте вежливы и корректны.

2. Будьте особенно аккуратны при отправке писем, содержащих чувствительную информацию, не используйте слов и выражений, способных оскорбить других лиц.

3. Начинайте письмо с приветствия и персонального обращения к адресату.

4. Уважайте свое время и время адресата, поэтому:

— указывайте тему письма, четко отражающую его содержимое;

— отвечайте на письма в рамках той же переписки, в которой поступило письмо, сохраняя и пересылая всю прежнюю переписку и тему письма. Не следует отвечать новым письмом или с другой темой письма или вообще без нее;

— сообщайте о сроках ответа на письмо;

— структурируйте текст письма, чтобы в нем содержалось понятное сообщение с конкретным вопросом или руководством к действию, ведь цель письма — решение вопроса. Если вы отправляете информационное письмо, укажите об этом;

— при ответе на письмо используйте правило «с примером понятнее», приводя конкретные примеры, и «на шаг впереди», отвечая на скрытые вопросы, предвосхищая повторные обращения для уточнения ваших ответов.

5. Если вы отсутствуете в офисе, используйте автоответы об отсутствии на работе с уведомлением о сроках, в которые вы сможете ответить на сообщение.

Как оформить письмо?

Используйте деловой шрифт и стиль оформления. Заглавные буквы допустимы при соблюдении правил орфографии или если необходимо сделать определенный акцент. В иных случаях, верхний регистр может быть воспринят получателем как повышенный тон. Допустимо выделение полужирным шрифтом фрагментов текста для акцента на важную информацию.

Не забудьте о подписи, укажите в ней контактную информацию. Помещайте подпись в каждое письмо, независимо от того, каким по счету оно является. Необходимым функциональным минимумом в подписи должны быть: ваши имя/имя, отчество и фамилия, должность, телефон, название структурного подразделения. Не используйте в подписи сокращений — это затруднит адресату последующее обращение к вам. Оформляя подпись, указывайте в ней свое имя в той форме, в которой вам бы хотелось видеть обращение к себе.

В течение какого времени нужно дать ответ на письмо?

Не игнорируйте полученные сообщения. Старайтесь отвечать на электронное письмо в течение 24 часов с момента его получения. Если подготовка содержательного ответа займет больше времени, предупредите адресата, когда будет направлен ответ, и соблюдайте указанные сроки.

При этом ответы на письма, требующие принятия по ним решений или осуществления согласования, рекомендуется отправлять в течение 10 (десяти) рабочих дней или, как минимум, следует сообщить, что письмо получено и ответ будет дан в пределах тех или иных сроков.

Подразделения и службы университета, в зависимости от особенностей своей деятельности, могут устанавливать сроки ответов для обеспечения эффективности управления, но не более 1 месяца.

Если вы не можете ответить на письмо, потому что подготовка ответа на него относится к функционалу другого работника, сообщите об этом отправителю, посоветовав, к кому следует обратиться.

Можно ли использовать корпоративный электронный адрес для личной переписки?

Да, если такое использование не влияет на качество выполнения должностных обязанностей.

Какие рекомендации следует соблюдать в части отправки писем?

1. По возможности отправляйте письма в рабочее время, при необходимости используйте настройку отложенной отправки.

2. Если к письму добавлены вложения, прокомментируйте это в письме, укажите их содержание и цель приложения к письму, убедитесь, что файлы соответствуют теме письма. Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится.

3. Перед отправкой письма удостоверьтесь, что ответили на все вопросы адресата, проверьте орфографические, пунктуационные, речевые ошибки. В письме должны использоваться корректные формулировки.

4. Убедитесь, что оправляете письмо правильному адресату.

5. При переписке, в которой участвует двое и более людей, в поле «Кому» указывайте только того человека, в чей адрес направляется письмо. Сохраняйте адресата в переписке, о добавлении дополнительного адресата спрашивайте у всех участников переписки.

6. При ответе в переписку с участием нескольких лиц в адресатах оставьте тех, кому именно направляется ответ, а остальных – сохраните и/или перенесите в копию, не удаляйте.

7. В поле «Копия» указывайте всех заинтересованных в переписке лиц.

8. Не используйте раздел «скрытая копия».

9. Не пересылайте переписку без согласия всех ее участников на внешние адреса электронной почты.

10. Если в переписке содержатся персональные данные других работников или обучающихся университета, либо имеется оповещение о том, что сообщения и любые документы, приложенные к ним, содержат конфиденциальную информацию и предназначены исключительно для использования работниками НИУ ВШЭ, не пересылайте данные письма лицам, не участвующим в переписке, а также на внешние адреса электронной почты, в том числе на личные почтовые адреса участвующих в переписке работников за пределами корпоративной почты НИУ ВШЭ.

Как хранить и использовать переписку?

Никогда не удаляйте важную переписку. Письмо — это документ. В случае необходимости будет доступна возможность поднять историю вопроса.

Помните, что обмен служебной информацией внутри НИУ ВШЭ по корпоративной почте считается официальным способом коммуникации, равнозначным обмену информацией на бумажном носителе.

Участники переписки не должны размещать в открытом доступе (в сети Интернет, в социальных сетях, мессенджерах, телеграмм-каналах и иных публичных источниках) скриншоты страниц с содержанием переписки.

Информационное письмо

Доставляем по 2 млрд писем в месяц от российских и белорусских компаний из разных сфер бизнеса.

Бережно и быстро.

Информационное письмо — это деловое письмо, которое содержит официальную информацию о событиях и изменениях в компании или отрасли. Например, уведомляет о смене реквизитов, изменении условий договора или предстоящем мероприятии. Также информационные письма используют в email-рассылках, чтобы сообщить подписчикам о неких фактах или новостях.

Информационные письма обычно составляют в бумажном виде, каждому документу присваивают номер и заверяют подписью руководителя. Однако бумажные письма идут долго, поэтому для оперативного информирования партнеров и клиентов нередко используют электронные версии таких писем.

Для информационных писем разрабатывают шаблоны в фирменном стиле компании или по рекомендациям ГОСТа.

Письмо от ООО «Пластик Репаблик»

Пример бумажного информационного письма об изменении цен. Источник

Email от linguaLeo

Пример электронного информационного письма о новых тарифных планах

Задачи информационного письма

Информационные письма рассылают как частные компании, так и государственные органы. В комплексе маркетинга такие сообщения решают несколько задач.

Информируют о фактах и событиях. Сообщают адресату важные новости, уведомляют об изменениях в работе компании, отрасли.

Формируют образ и имидж компании в представлении партнеров и потребителей. Раскрывают позицию бренда по актуальным вопросам, подтверждают статус эксперта и лидера в отрасли.

Напоминают о продукте или компании. Помогают поддерживать контакт с потребителями или подписчиками, регулярно появляться в информационном поле аудитории.

Привлекают пользователей на сайт. Вызывают интерес у читателей, мотивируют перейти по ссылке в поисках информации о продукте или компании.

Рекламная рассылка открыто продвигает товары или услуги компании и призывает читателя к действию.

Информационная рассылка сообщает адресату важную информацию о событиях и фактах, не мотивирует получателя к активным действиям, а продукты компании продвигает косвенно.

Виды информационных писем

В зависимости от содержания и цели рассылки выделяют уведомления, напоминания, подтверждения, заявления и рекламно-информационные письма.

Уведомление

Сообщает о событиях, фактах, изменениях.

Поводы для отправки письма-уведомления:

  • новые реквизиты;
  • изменение статуса организации;
  • смена руководителя или обслуживающего менеджера;
  • обновление прайса;
  • изменения в условиях работы;
  • увеличение сроков выполнения работ, задержка отгрузки;
  • вступление в силу закона или приказа;
  • проведение мероприятия.

Расскажите о событии или факте, поясните, как они повлияют на работу компании. Напишите, нужно ли адресату предпринять действия в связи с изменениями.

К некоторым видам информационных писем предъявляются особые требования. Например, уведомление о смене реквизитов является официальным документом, который компания обязана своевременно составить и отправить партнерам.

Информационное письмо о смене реквизитов должно содержать полное наименование и контакты организации, дату составления, исходящий номер по внутреннему документообороту, сообщение о изменениях, новые реквизиты и дату, с которой они действуют. Оно рассылается в двух форматах. В электронной виде, чтобы сообщение оперативно дошло до адресата. В бумажной форме заказным отправлением, чтобы получить уведомление о вручении.

Уведомление от OOО «РАТ»

Уведомление о смене банковских реквизитов. Источник

Напоминание

Побуждает получателя выполнить определенные действия или обязательства по договору. Такое письмо напоминает адресату:

  • об оплате задолженности;
  • о списании средств по подписке;
  • о предоставлении документов;
  • о товарах, оставленных в корзине;
  • о сроках начала или завершения проекта;
  • о мероприятии, на которое зарегистрировался или купил билет подписчик.

Укажите ссылку на пункт договора или иной документ, в котором прописаны условия сделки. Сообщите, какие действия компания предпримет, если адресат не выполнит обязательства. Например, приостановит обслуживание, ограничит доступ к учетной записи, увеличит срок доставки.

Напоминание от «Открытого образования»

Напоминание об оплате курса

Подтверждение

Закрепляет достигнутые договоренности и подтверждает, что некое событие произошло. Например:

  • поступила оплата;
  • товар отгружен или получен;
  • начались работы;
  • получены документы;
  • достигнуто согласие на условия сделки.

 Подтверждение от АО «Альфа-Банк»

В email-маркетинге письма-подтверждения, которые отправляются в ответ на действия пользователя, называются транзакционными.

Подтверждение от Уральского Банка

Подтверждение о получении заявки

Заявление

Раскрывает позицию отправителя по конкретному вопросу. Письмо-заявление используют при расторжении или изменении условий договора. Оно составляется в электронном виде для оперативного уведомления партнеров и бумажном варианте как официальный документ.

Опишите ситуацию и причины, которые к ней привели. Сообщите о возможных путях решения вопроса, о том, какие действия планируете предпринять.

Заявление Netflix

Заявление Netflix о приостановке работы. Источник

Рекламно-информационное

Рассказывает о товарах или услугах компании. Рекламно-информационная рассылка не призывает купить и не продвигает продукт открыто, а сообщает факты. Такое сообщение может содержать:

  • анонс концерта или фильма;
  • новость о расширении ассортимента, новой услуге или товаре;
  • приглашение к сотрудничеству, условия сделки.

Тон рекламно-информационной рассылки сдержанный и официальный. Акцент делают на фактах, интересных новостях и пользе для читателя. Для отправки рекламно-информационной рассылки необходимо получить согласие адресата.

 Рассылка от Мариинского театра

Рекламно-информационная рассылка с анонсом концертов

Как составить информационное письмо

Информационные письма можно разделить на три группы. Официальные письма от имени организаций обычно составляют в бумажной форме по шаблону согласно ГОСТу.

Деловая переписка с партнерами ведется в свободной форме в соответствии с правилами делового письма и бизнес-этикета.

Email-рассылки информационного характера оформляются в фирменном стиле компании.

Общие принципы

Несколько рекомендации по составлению любых информационных писем:

  • Придерживайтесь официального, эмоционально-сдержанного тона повествования.
  • Избегайте просторечных выражений, профессионального жаргона и красочных эпитетов.
  • Структурируйте текст, делите информацию на смысловые блоки.
  • Пишите кратко и ёмко. Хорошее письмо содержит всю существенную информацию по вопросу и не нуждается в дополнении.
  • Перед отправкой проверьте текст на орфографические и пунктуационные ошибки.

Информационные письма нужно составлять в деловом стиле, однако не забывайте писать просто и понятно. Старайтесь избегать сложных терминов и конструкций. Важно помнить, что читать письмо будет человек.

Информационное письмо также можно сверстать в красивом дизайне. Как минимум, добавить логотип, плашку для реквизитов. Так письмо будет выглядеть привлекательней и добавит несколько дополнительных баллов к образу надежной компании.

Head of marketing в digital-агентстве i-Media

Официальное информационное письмо

Официальные письма от имени организаций составляют на бумаге или в электронной форме и оформляют по шаблону.

Стандарты содержания и оформления документации описывает ГОСТ, например:

  • наличие реквизитов, названия и логотипа организации;
  • даты и регистрационного номера документа;
  • данных адресата;
  • подписи и контактов отправителя.

Также ГОСТ содержит стандарты форматирования текста и даёт другие рекомендации.

Исполнение ГОСТа носит рекомендательный характер. Компания может самостоятельно разработать шаблон письма.

Электронное информационное письмо

Информационное письмо для email-рассылки составляется по тем же принципам, что и бумажное. Его можно оформить в фирменном стиле или как простой текст. Привлекательный дизайн подчеркнет статус и усилит профессиональный имидж компании.

  • Сформулируйте тему, которая раскрывает суть сообщения. Сообщение с темой: «Информационное письмо», пользователь вероятно посчитает формальным и не откроет.
  • Обратитесь к адресату в вежливой форме: «Уважаемые партнеры», «Уважаемая Федорова Ольга Ивановна». Персонализированное обращение в рассылке повышает степень доверия и лояльности к отправителю.
  • Изложите кратко и последовательно содержание сообщения. Поясните, кому, зачем и почему отправлено письмо. Сформулируйте вывод, предложение или просьбу, с которой обращаетесь к адресату.
  • В заключении укажите название компании и контактные данные отправителя, если это необходимо. Новости о крупных изменениях в политике компании часто рассылаются от имени основателей и руководителей.
  • Используйте в оформлении фирменный стиль или корпоративные цвета.
  • Проверьте правильно ли отображается верстка в браузерах и на разных устройствах.

Компания может сверстать email с помощью дизайнеров или воспользоваться готовыми решениями. Например, в Unisender есть набор типовых и универсальных шаблонов, которые подходят для информационных писем.

Шаблоны Unisender

Чтобы создать email на основе шаблона, нужно просто заменить текст в примере на свой. Затем изменить цвета на фирменные и при необходимости добавить изображения. В любом шаблоне можно добавлять или удалять блоки, чтобы адаптировать его под цели и задачи конкретного письма.

Универсальный шаблон UniSender

Очень часто информационные письма пишут со сложными оборотами, канцеляризмами и штампами. Всё это никак не упрощает жизнь читателя.

И если честно, практически никому не нужны письма в суперделовом стиле. Разве что когда вы работаете в B2G (чиновникам никак без сложных оборотов :)). И даже в B2B допустим нормальный человеческий стиль письма без «настоящим уведомляем вас…».

В B2C информационное письмо и вовсе можно написать в разговорном стиле, но, конечно, без перегибов, панибратства и пр. Если tone of voice вашей компании предполагает общение с клиентами как с друзьями и даже на ты, не случится ничего страшного, если вы и информационные письма будете писать в этом стиле.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *