Какой номер исходящего письма поставить
Перейти к содержимому

Какой номер исходящего письма поставить

  • автор:

Исходящие номера для писем

Исходящие номера присваиваются на документы, оформленнные на специальном бланке Евроэксперт:

Бланк НАО «Евроэкперт», доступен по ссылке:
Z:\СТРОИТЕЛЬНЫЙ КОНСАЛТИНГ\Координатор\!Письма_SendingForms

Далее Исполнитель / Рп / Рн:

  1. Составляет комплект документов для отправки:
    • Перечень документации, необходимый для фактической отправки клиенту;
    • Количество документации, для фактической отправки клиенту.

    2. Передает координатору информацию о:

      • Передаваемые документы — что именно будет отправлено: счета, акты, ИЗ — с указанием
      • Количество экземпляров
      • Наименование контрагента
      • Адрес для отправки
      • Контактное лицо ФИО
      • Телефон контактного лица

      3. Координатор присваивает номер исходящего письма, направляет его Исполнителю / Рп / Рн, что запрашивал Исх.номер.

      По факту направления информационного письма Заказчику на бланке Евроэксперт, просьба ставить координатора в копию.

      Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

      На рисунке ниже рассмотрена возможная схема документооборота для входящих/исходящих писем:

      Схема документооборота входящих

      Схема документооборота для входящего письма с созданием письма-ответа на базе проекта

      Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта.

      • Создание входящего письма и его регистрация
      • Создание исходящего письма-ответа
      • Отправка исходящего письма адресату
      • Особенности работы с письмами НБУ

      Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции.

      Создание входящего письма и его регистрация

      Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью «Сотрудник канцелярии», он сможет создавать входящие письма.

      Для создания нового документа «Входящее письмо» выполните следующие действия:

      Карточка входящего письма

      • Выберите папку «Входящие».
      • нажмите Создать на панели инструментов, в результате появится карточка нового документа «Входящее письмо»:

      Карточка документа «Входящее письмо»

      • Заполните обязательные поля «Корреспондент», «Индекс документа», «Дата создания» в соответствии с оригиналом входящего письма. Если Вы введете данные в поле «на №», Система попытается найти документ «Исходящее письмо», которое было зарегистрировано под этим номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы».
      • Сохраните изменения.

      Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ «Входящее письмо» с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки «Входящие» в папку «На регистрацию». Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла.

      Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ (опция для банков), электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида «Входящее письмо» по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку «На регистрацию».

      Если входящая электронная почта содержит вложенный XML-файл, который был создан во время отправки исходящего письма другим сервером FossDoc, то в новом входящем письме автоматически будет заполнено поле «Корреспондент», «Дата поступления», а также возможно и некоторые другие поля, которое были заполнены в оригинальном исходящем письме. Зайдите в папку «На регистрацию» и откройте новое письмо, поступившее в нее. Для регистрации нажмите кнопку Сохранить. При этом будет автоматически заполнено поле «Индекс поступления» (если настроена автонумерация документов в подразделении).

      Создание исходящего письма-ответа

      Исходящее письмо может быть создано двумя способами:

      • из проекта;
      • непосредственно.

      Создание исходящего письма из его проекта

      Если Вам пришло поручение (по резолюции), где предлагается создать письмо-ответ на Входящее письмо, Вы можете создать на базе этого Входящего письма проект Исходящего письма, нажав .

      Можно просто создать проект исходящего письма.

      Далее, при необходимости, выполните согласование этого проекта и отправьте его на подпись, после подписания — на регистрацию.

      Непосредственное создание исходящего письма

      Если у Вашего пользлвателя роль сотрудника канцелярии, Вы сможете создать Исходящее письмо-ответ напрямую, не создавая проект документа. Выполните для этого следующие действия:

      Карточка исходящего письма

      • Выберите папку «Исходящие».
      • нажмите Создать на панели инструментов, в результате появится карточка нового документа «Исходящее письмо».
      • Заполните в этом документе все необходимые поля. Обратите внимание, что при заполнении поля «на №», Система автоматически выполнит поиск в хранилище документов, чтобы найти документ «Входящее письмо», значение поля «Индекс документа» которого, совпадает с введенных номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы». В поле «Корреспонденты» выберите адресата(-ов) письма (из соответствующего справочника), если адресат — юридическое лицо. Если адресат — физическое лицо, выберите его в поле «Корреспонденты (физические лица)».

      Карточка документа «Исходящее письмо»

      Далее Вам необходимо отправить документ на регистрацию.

      Отправка исходящего письма адресату

      Вы сможете отправить адресату письмо по электронной почте прямо из карточки Исходящего письма. Для этого необходимо перейти на закладку «Переписка» и нажать Написать письмо:

      Закладка переписка

      Закладка «Переписка». Кнопка «Написать письмо»

      Система автоматически создаст стандартное почтовое сообщение, в которое будут добавлены вложенные файлы из документа «Исходящее письмо» (если они есть).

      К почтовому сообщению также будет вложено специального вида XML-файл, содержащий информацию о значениях полей документа «Исходящее письмо». Если адресат также использует Систему электронного документооборота FossDoc, то данные из этого XML-файла будут использованы при автоматическом создании нового документа «Входящее письмо» на стороне адресата. Если в Системе есть данные о E-Mail Контрагента, которому адресовано исходящее письмо, то Система автоматически подставит их:

      Форма исходящего письма

      Форма сообщения электронной почты

      Вам остается отредактировать текст сообщения и отправить его. Само электронное письмо будет присоединено к документу:

      Присоединенное письмо

      Закладка «Переписка» с присоединенным письмом

      Особенности работы с письмами НБУ

      Если Система электронного документооборота используется совместно с электронной почтой FossMail у Вас есть возможность обрабатывать почту НБУ (опция для банков).

      Система FossDoc автоматически распознает электронные письма НБУ и конвертирует их в документы «Входящее письмо». Данные документы направляются в канцелярию на регистрацию для дальнейшей работы.

      Обрабатываются письма НБУ по следующим правилам:

      • Вложенные файлы почтового сообщения присоединяются в качестве приложения к документу «Входящее письмо».
      • Если почтовое сообщение НБУ содержало архив, он будет распакован. Распакованные файлы присоединятся к документу «Входящее письмо» как вложенные файлы.
      • Если почтовое сообщение НБУ содержит текстовый файл в DOS-кодировке, его будет перекодовано в UTF-8.
      • Содержание сообщения НБУ или вложенного в сообщение текстового файла попадет в поле «Содержание» документа «Входящее письмо».
      • Если сообщение содержит данные о № и дате документа соответствующего письма НБУ, Система попытается автоматически их распознать и заполнить значения полей «Индекс документа» и «Дата создания» в документе «Входящее письмо».

      Для того чтобы канцелярия Вашего подразделения могла получать документы «Входящее письмо», созданные из почтовых сообщений НБУ, администратору нужно соответствующим образом настроить Систему.

      Исходящие письма

      В пункте левого меню Исходящие письма Вы можете просмотреть список отправленных в банк писем, а также сформировать новое письмо.

      Просмотр и редактирование исходящего письма

      При выборе данного пункта левого меню на экран выводится список писем, отправленных в банк. По каждому письму в списке отображается следующая информация:

      • номер письма,
      • дата и время его составления,
      • тема письма,
      • его статус и другие сведения.

      Для перехода на страницу просмотра заполненной формы исходящего письма щелкните по любому из его полей.

      Если необходимо отредактировать интересующее письмо, установите напротив него флажок и нажмите на кнопку Редактировать документ.

      В открывшуюся форму редактирования письма введите необходимые изменения, после чего сохраните их.

      Примечание: редактировать Вы можете только письма со статусами «Новый» и «Подготовлен». Для того чтобы отредактировать исходящее письмо со статусом «Подписан», щелкните по кнопке Снять все подписи, после чего внесите необходимые изменения и затем сохраните их. Подробную информацию по заполнению полей формы письма смотрите в соответствующем разделе контекстной справки Порядок заполнения полей формы письма .

      Просмотр истории документооборота исходящего письма

      Вы можете просмотреть историю обработки исходящего письма. Для этого установите напротив интересующего письма флажок и щелкните по кнопке История. Откроется страница, отображающая шаги документооборота, которые были выполнены с выбранным Вами документом.

      Для того чтобы обновить сведения на странице просмотра истории, нажмите на кнопку Обновить.

      Для возврата к предыдущей странице щелкните по кнопке Назад.

      Просмотр наложенных подписей

      Вы можете просмотреть, сколько подписей было наложено на интересующее письмо. Для этого установите напротив него флажок и щелкните по кнопке Подписи.

      Для возврата к предыдущей странице нажмите на кнопку Назад.

      Создание нового письма

      Для создания нового письма щелкните по кнопке Добавить, на экране отобразится форма создания документа со статусом «Новый», поля которой Вам необходимо заполнить.

      После заполнения полей формы сохраните письмо.

      Порядок заполнения полей формы письма

      • в поле «Номер документа» системой автоматически введен номер письма;

      Примечание: при создании документа система автоматически генерирует его номер. Вы можете отключить данную опцию (убрать флажок напротив поля «Авто») и вручную настроить автонумерацию писем. Подробную информацию по выполнению данной операции смотрите в разделе контекстной справки Настройка автонумерации .

      Для того чтобы созданное Вами письмо отобразилось в списке документов данного типа, щелкните по кнопке Сохранить, после чего система произведет проверку корректности заполненных полей. Если какие-либо поля не прошли проверку, Вам выводится сообщение с наименованиями всех неверно заполненных полей, причем Вы находитесь на текущей странице для возможности исправления ошибок. Отредактируйте указанные системой поля и вновь нажмите на кнопку Сохранить, после чего документу будет присвоен статус «Подготовлен»;

      Если Вы не заполнили в форме одно или несколько обязательных полей, система выведет сообщение о том, что их необходимо заполнить. Вы можете либо ввести в данные поля необходимую информацию, после чего щелкнуть по кнопке Сохранить, либо сохранить письмо частично заполненным. Для этого нажмите на кнопку Сохранить частично заполненным. В таком случае письму будет присвоен статус «Новый»;

      У Вас также есть возможность сохранить письмо как шаблон с целью использования его для быстрого создания типичных документов. Для этого необходимо нажать на кнопку Сохранить как шаблон. В открывшейся форме шаблона заполните необходимые поля, после чего сохраните созданный шаблон, щелкнув по кнопке Сохранить. Данный шаблон будет отображаться в общем списке в пункте левого меню Документы — Шаблоны.

      Примечание: данную операцию Вы можете выполнить и на странице со списком исходящих писем. Для этого установите напротив интересующего письма флажок и нажмите на кнопку Сохранить документ как шаблон.

      Если Вы не хотите сохранять созданное письмо, нажмите на кнопку Отменить.

      Создание письма по шаблону

      Если у Вас уже есть введенные шаблоны, Вы можете заполнить исходящее письмо из шаблона. Для осуществления данной операции выполните ряд действий:

      • Щелкните по кнопке Создать документ по шаблону;
      • Укажите шаблон, по которому желаете сформировать письмо, щелкнув, к примеру, по наименованию интересующего Вас шаблона, после чего откроется форма создания письма с заполненными полями;
      • Отредактируйте необходимые поля шаблона, затем нажмите на кнопку Сохранить.

      Примечание: порядок заполнения полей формы письма смотрите в соответствующем разделе контекстной справки Порядок заполнения полей формы письма .

      Копирование письма

      Вы можете скопировать исходящее письмо из списка для создания на его основе нового письма. Для этого установите флажок напротив выбранного письма, после чего нажмите на кнопку Копировать. Отредактируйте необходимые поля и щелкните по кнопке Сохранить.

      Примечание: порядок заполнения полей формы письма смотрите в соответствующем разделе контекстной справки Порядок заполнения полей формы письма .

      Подписание и отправка письма

      После того как письмо создано, его нужно подписать. Для осуществления данной операции выполните следующие действия:

      • Установите в списке исходящих писем флажок напротив интересующего письма и щелкните по кнопке Подписать;
      • На странице подписания письма выберите из списка криптосистему;
      • Укажите сертификат, с помощью которого будет совершаться подписание письма;
      • Нажмите на кнопку Подписать, после чего документу будет присвоен статус «Подписан» либо «Частично подписан» в зависимости оттого, сколько подписей было наложено на письмо.

      Примечание: подписать Вы можете только те письма, которые имеют статус «Подготовлен», и письма, требующие наложения второй подписи, то есть частично подписанные.

      Если у Вас возникла необходимость снять наложенные подписи, установите флажок напротив интересующего Вас документа и нажмите на кнопку Снять все подписи.

      После того как Вы создали письмо и наложили на него необходимое количество подписей, Вы можете отправить его в банк на обработку. Для этого установите напротив него флажок и нажмите на кнопку Отправить. Письму будет присвоен статус «Выгружен».

      Выполнить команды подписания и отправки Вы можете и другим способом: установите флажок напротив интересующего Вас документа и нажмите на кнопку Подписать и отправить.

      Система отобразит страницу интерактивного подписания. Выберите из выпадающего списка сертификат, с помощью которого будет совершаться подписание документа, и нажмите на кнопку Подписать, после чего документ будет отправлен на обработку.

      Если подписание или отправку совершить невозможно, система выведет Вам отчет о выполнении операции с указанием ошибки.

      Примечание: если при подписании документа для подтверждения наложения подписи Вы используете одноразовый пароль, то на открывшейся странице подтверждения введите в активное поле одноразовый пароль, сгенерированный устройством eToken PASS, после чего щелкните по кнопке Подтвердить.

      Печать письма

      Для того чтобы распечатать письмо, установите напротив него флажок и щелкните по кнопке Печать.

      На экране отобразится печатная форма документа, после чего Вы можете отправить его на принтер.

      Удаление письма

      Для того чтобы удалить письмо, выберите его из списка, установив напротив него флажок, и нажмите на кнопку Удалить. Система попросит Вас подтвердить выполнение данной операции, после чего письмо будет удалено.

      Примечание: удалить Вы можете только те письма, которые не были отправлены в банк.

      Настройка действий со списками

      В системе реализована возможность настраивать отображение списков, фильтровать значения в них по разным параметрам, осуществлять поиск информации в многостраничных списках и сортировать содержащиеся в списках сведения.

      Примечание: для просмотра подробной информации по интересующей Вас настройке щелкните по соответствующей ссылке:

      Какую дату письма писать во входящих — дату подписания или дату отправки?

      Добрый день! Просьба опытным делопроизводителям немного подсказать. Когда нам в организацию приходит письмо, то обычно дата письма в его тексте стоит одна (видимо, она определялась датой подписания письма руководителем), а дата почтового штемпеля другая (подписанное письмо отнесли на почту чуть позже). Когда мы регистрируем письмо у себя как входящее, то для его идентификации надо указывать дату его сдачи контрагентом на почту (по штемпелю), или ту дату которая стоит в самом письме (видимо, дата подписания)? И на какую дату лучше ссылаться при ответе на письмо? Просьба также тем кто знает как правильно пояснить написано ли это где-нибудь официально, либо просто является обычаем делового оборота. Спасибо!

      Комментарии
      07.10.2012 17:12 | Ссылка
      07.10.2012 17:36 | Ссылка
      07.10.2012 17:50 | Ссылка
      07.10.2012 17:42 | Ссылка

      форма журнала регистрации входящих документов жестко нигде не регламентирована, но традиционно имеет вид:
      1. № п/п (последовательный порядковый номер по журналу регистрации. начинается с № 1 в каждом календарном году. этот номер называется «входящим» и проставляется Вами на полученном документе в правом нижнем углу, посредством специального штампика или вручную)
      2. дата получения (ДД/ММ/ГГГГ, дата когда документ поступил в вашу организацию)
      3. исходящий номер документа (номер указанный на документе — реквизитах письма или после указания вида документа
      4. дата документа (дата, указанная рядом с номером документа, это дата создания (подписания документа) именно она идентифицирует документ и никакая другая)
      5. отправитель/автор (наименование организации, из которой документ получен)
      6. адресат (ваше подразделение или сотрудник указанный как получатель)
      7. краткое содержание
      8. кому/куда переда на рассмотрение
      9 результат/резолюция
      10 дело хранения документа
      11 примечания

      для своего удобства можете добавить другие столбцы, формы и количество журналов регистрации определяются внутренней инструкцией по делопроизводству компании, журналы включаются в номенклатуру дел организационно-распорядительной документации каждый отдельным делом

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *